1. Identification du Prestataire

Le service est fourni par GLAPSYS, activité exploitée en nom propre par Mathieu Paul Joël GLAPSKI, personne physique, numéro TAHITI G88389, activité principale 6201Z – Programmation informatique, adresse de correspondance BP 43601, 98713 Papeete BP, Polynésie française. Contact : contact@glapsys.com · 88 20 13 13.

2. Objet

Les présentes Conditions Générales de Vente et d'Utilisation (« Conditions ») définissent les modalités selon lesquelles GLAPSYS fournit au Client le logiciel Utuafare, destiné notamment à la gestion des réservations, clients, chambres, séjours, encaissements, factures et, selon les modules activés, de fonctionnalités complémentaires telles que les consommations, le stock, les marges, les synchronisations ou certains indicateurs de gestion.

3. Documents contractuels et acceptation

Le contrat est formé par le devis, bon de commande ou conditions particulières acceptés par le Client, complétés par les présentes Conditions. En cas de contradiction, les conditions particulières ou le devis accepté prévalent pour les éléments qu'ils traitent expressément.

La signature du devis, l'activation du service, l'installation ou l'utilisation d'Utuafare vaut acceptation des présentes Conditions dans leur version applicable à la date de souscription, sous réserve de toute règle impérative contraire.

4. Description du service et modules

Le périmètre fonctionnel accessible au Client dépend de l'offre souscrite et des modules activés. Certaines fonctions peuvent donc être absentes de l'installation du Client sans que cela constitue une anomalie. Les modules optionnels peuvent notamment concerner le stock, la comptabilité de gestion, les notifications par e-mail ou les synchronisations de calendriers.

Sauf engagement express dans le devis, Utuafare est un outil de gestion opérationnelle et de préparation d'informations ; il ne se substitue ni à un expert-comptable, ni à un conseil fiscal, juridique ou social.

5. Licence et droit d'utilisation

GLAPSYS concède au Client un droit d'utilisation d'Utuafare, non exclusif, non cessible et limité aux besoins professionnels du Client, pour la durée et le périmètre prévus au contrat. Aucun transfert de propriété du logiciel ou de son code source n'est réalisé.

Le Client s'interdit notamment de revendre ou mettre Utuafare à disposition de tiers hors de son organisation, de contourner les mesures de contrôle d'accès, ou de procéder à une extraction, décompilation ou ingénierie inverse au-delà de ce qu'autorise impérativement la loi.

6. Installation, hébergement et prérequis

Selon l'offre, Utuafare peut être installé sur le matériel du Client ou être hébergé par GLAPSYS. Le Client est responsable de ses équipements, de son réseau local, de sa connexion Internet et des services tiers dont il a la maîtrise. Pour la version hébergée par GLAPSYS, l'infrastructure principale est située chez OVHcloud, à Strasbourg, France.

7. Prix, facturation et paiement

Les prix, frais d'installation, prestations de formation, options, périodicités et échéances applicables sont ceux indiqués dans le devis, bon de commande ou contrat accepté par le Client. Les tarifs peuvent différer selon la formule et les modules souscrits.

En cas de retard ou défaut de paiement, GLAPSYS peut, après relance restée sans effet et dans le respect des règles applicables, suspendre tout ou partie des prestations jusqu'à régularisation. Cette suspension ne doit pas avoir pour effet de priver définitivement le Client de la possibilité de récupérer ses données.

8. Comptes, utilisateurs et sécurité

Le Client est responsable des comptes utilisateurs créés dans son instance, du choix des personnes autorisées, de l'attribution de leurs permissions et de la confidentialité des identifiants. Toute utilisation réalisée au moyen d'un compte valablement authentifié est réputée effectuée sous la responsabilité du Client, sauf preuve d'un incident de sécurité imputable à GLAPSYS.

9. Obligations du Client

Le Client s'engage notamment à :

• utiliser Utuafare conformément à sa destination professionnelle ;
• maintenir exacts ses tarifs, disponibilités, capacités, taxes et autres paramètres métier ;
• ne collecter dans Utuafare que les données nécessaires à son activité et licites au regard de ses obligations ;
• respecter les obligations fiscales, touristiques, comptables, sociales et de protection des données qui lui incombent ;
• signaler à GLAPSYS toute anomalie significative avec les éléments permettant de la reproduire.

10. Réservations, tarifs et exploitation

Utuafare assiste le Client dans l'organisation de son activité. Le Client reste seul décisionnaire et responsable des réservations acceptées, des prix appliqués, remises, disponibilités, capacités réelles des chambres, conditions d'annulation, prestations promises aux voyageurs et informations communiquées à ces derniers.

11. Paiements, facturation et informations comptables

Utuafare peut enregistrer plusieurs encaissements et moyens de paiement, produire des factures ou avoirs et fournir des états de suivi. Le Client reste responsable de la vérification de ces informations, de la qualification fiscale de ses opérations, de ses déclarations et de la conformité de ses documents aux règles propres à son activité.

Sauf accord écrit spécifique, Utuafare n'est pas présenté comme un logiciel de comptabilité certifiant à lui seul la conformité des comptes du Client ou de ses déclarations auprès de l'administration fiscale.

12. Stock, coûts et marges

Lorsque le module correspondant est activé, les quantités de stock, coûts d'achat, marges et valorisations affichés reposent notamment sur les données et mouvements enregistrés par le Client. Ces éléments constituent des outils de gestion interne et doivent être vérifiés par le Client avant toute utilisation comptable, fiscale ou décisionnelle.

13. Données et propriété

Les données métier du Client demeurent sous son contrôle. GLAPSYS peut y accéder uniquement dans la mesure nécessaire à l'exécution du service, à la maintenance, au support, à la sauvegarde ou à la sécurité, et dans les limites prévues par le contrat et la réglementation applicable.

14. Données personnelles

Pour les données relatives aux voyageurs et autres personnes gérées par le Client dans Utuafare, le Client agit en principe comme responsable du traitement. Lorsque GLAPSYS traite ces données pour fournir le service, GLAPSYS agit comme sous-traitant lorsque cette qualification est applicable.

Le Client s'engage à limiter les données collectées à ce qui est nécessaire, en particulier lorsque certaines notes peuvent révéler des informations sensibles telles que des besoins d'accessibilité, allergies ou contraintes médicales. Les modalités générales sont décrites dans la politique de confidentialité.

15. Sauvegardes et continuité

Lorsque l'offre prévoit des sauvegardes gérées par GLAPSYS, celles-ci constituent une mesure de réduction du risque et non une garantie absolue contre toute perte de données. Le Client est invité à utiliser les fonctions d'export ou de sauvegarde locale mises à sa disposition lorsque son offre le permet.

16. Maintenance, mises à jour et disponibilité

GLAPSYS peut réaliser des opérations de maintenance, correction, sécurité et mise à jour. Pour les offres hébergées, GLAPSYS met en œuvre des moyens raisonnables pour maintenir l'accès au service, sans garantir une disponibilité de 100 %. Des interruptions peuvent notamment résulter d'une maintenance, d'un incident chez un prestataire technique, d'une panne réseau, d'un événement de sécurité ou d'un cas de force majeure.

17. Support

Les modalités et éventuels horaires de support, niveaux de service ou prestations incluses sont ceux définis dans le devis ou l'offre souscrite. En l'absence de SLA expressément convenu, aucun délai contractuel de rétablissement ou de réponse n'est garanti.

18. Sous-traitants et prestataires techniques

GLAPSYS peut recourir à des prestataires nécessaires à la fourniture d'Utuafare, notamment pour l'hébergement, l'infrastructure, les sauvegardes, la messagerie ou la supervision. GLAPSYS sélectionne ces prestataires avec un niveau de diligence adapté aux services concernés et demeure l'interlocuteur du Client pour ses propres obligations.

19. Confidentialité

Chaque partie s'engage à conserver confidentielles les informations non publiques de l'autre partie auxquelles elle accède dans le cadre du contrat et à ne les utiliser que pour son exécution, sauf obligation légale ou autorisation de la partie concernée.

20. Responsabilité

Chaque partie répond des dommages directs dont elle est responsable dans les conditions prévues par le droit applicable. GLAPSYS ne répond pas des conséquences résultant d'informations erronées saisies par le Client, de décisions d'exploitation, d'une mauvaise utilisation du logiciel, d'un équipement ou réseau sous la responsabilité du Client, ou d'un service tiers non maîtrisé par GLAPSYS.

Sauf disposition impérative contraire ou stipulation particulière du contrat, la responsabilité globale de GLAPSYS au titre d'un même fait générateur est limitée au montant hors taxes payé par le Client à GLAPSYS pour Utuafare au cours des douze mois précédant le fait générateur. Cette limitation ne s'applique pas lorsqu'elle est interdite par la loi, notamment en cas de faute lourde, dol ou dommage corporel.

21. Durée, suspension et résiliation

La durée, l'éventuel engagement initial, le renouvellement et le préavis de résiliation sont définis dans le devis ou les conditions particulières. En cas de manquement grave non corrigé après mise en demeure dans un délai raisonnable, l'autre partie peut résilier le contrat, sous réserve des règles applicables.

22. Réversibilité et restitution des données

À la fin du contrat, le Client peut demander ou utiliser les fonctions disponibles pour récupérer ses principales données dans un format exploitable, sous réserve des limitations techniques raisonnables de l'offre. Après l'expiration du délai de réversibilité communiqué au Client et sous réserve des obligations légales de conservation, les données hébergées peuvent être supprimées des systèmes actifs et des sauvegardes selon leur cycle normal de rotation.

23. Force majeure

Aucune partie ne peut être tenue responsable d'un manquement directement causé par un événement échappant raisonnablement à son contrôle et répondant aux critères de la force majeure au sens du droit applicable, pendant la durée de cet événement.

24. Évolution des Conditions

GLAPSYS peut faire évoluer les présentes Conditions afin de tenir compte d'une modification du service, de la réglementation ou de ses modalités d'exploitation. Les modifications substantielles applicables à un contrat en cours sont portées à la connaissance du Client par un moyen approprié et dans un délai raisonnable avant leur prise d'effet lorsque cela est nécessaire.

25. Nullité partielle et non-renonciation

Si une stipulation est déclarée nulle ou inapplicable, les autres stipulations restent en vigueur. Le fait pour une partie de ne pas se prévaloir ponctuellement d'un droit ne vaut pas renonciation définitive à ce droit.

26. Droit applicable et règlement des différends

Le contrat est soumis aux règles applicables à l'activité de GLAPSYS en Polynésie française ainsi qu'aux dispositions nationales ou européennes rendues applicables localement. Les parties s'efforcent de rechercher une solution amiable avant toute action judiciaire. À défaut d'accord, le litige relève des juridictions territorialement et matériellement compétentes, sous réserve des règles impératives de compétence.

27. Contact

Toute question relative aux présentes Conditions peut être adressée à GLAPSYS à contact@glapsys.com ou au 88 20 13 13.